ELEMENTOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

PREVISIÓN:

Es el elemento de la administración en el que con base en las condiciones futuras en que una empresa habrá de encontrarse, reveladas por una investigación técnica, se determinan los principales cursos de acción que nos permitirán realizar los objetivos de la empresa. (Agustín Reyes Ponce).

"Es calcular el porvenir y prepararlo. Hacer articular los programas de acción" (Henri Fayol).

Como puede inferirse, la palabra previsión proviene de prever o pre-ver, lo que es "ver anticipadamente las cosas" o "tratar de ver en forma anticipada lo que va a ocurrir".                         Entonces, entenderemos por previsión como aquella etapa del proceso administrativo donde se diagnostica a través de datos relevantes del pasado y del presente, de tal forma que se puedan construir contextos sociales, políticos, económicos, tecnológicos, etc., en los que se desenvolverá la empresa en el mediano como en el largo plazo.

Principios de la previsión

• Principio de consistencia de dirección: debemos ser estables y coherentes cuando tomemos una decisión, y mantenernos f­­­­­­irmes hasta finalizar lo que nos hemos propuesto. Si surgen inconvenientes, debe buscarse alternativas de solución, resolver los problemas e ir siempre en el camino que se ha trazado.

• Principio de la primacía: por ser la primera etapa del proceso administrativo la previsión tiene incidencia directa e indirecta en el resto de etapas (planificación, organización, integración, dirección y control).

• Principio de la transitividad: tiene relación con el principio anterior, ya que la previsión está inmersa en las demás etapas del proceso administrativo, y transita por todas.

• Principio de ejecutividad: todo lo que nos hayamos propuesto realizar debemos llevarlo a cabo en los tiempos programados, tratando de evitar demoras y situaciones que causen retraso a las operaciones de la empresa.

PLANEACIÓN:

Consiste en la formulación del estado futuro deseado para una organización y con base en éste plantear cursos alternativos de acción, evaluarlos y así definir los mecanismos adecuados a seguir para alcanzar los objetivos propuestos, además de la determinación de la asignación de los recursos humanos y físicos necesarios para una eficiente utilización. La planeación implica crear el futuro desde el presente con una visión prospectiva, es decir, como una prolongación de éste y comprende por lo tanto el establecimiento anticipado de objetivos, políticas, estrategias, reglas, procedimientos, programas, presupuestos, pronósticos, etc.                            "Planeación" significa desarrollar una estrategia general y un enfoque detallado para la naturaleza, oportunidad y alcance esperados de la auditoría. El auditor plantea desempeñar la auditoría de manera eficiente y oportuna Planeación del trabajo  Los procedimientos se constituyen como el conjunto de técnicas organizadas en forma lógica y secuencial con las cuales se pretende el cumplimiento de los objetivos del examen, las cuales determinan la extensión y oportunidad de las pruebas a aplicar y los instrumentos que se utilizarán en la obtención de las mismas. Los programas son los planes específicos que sustentados en los objetivos y los procedimientos determinan el desarrollo de las actividades teniendo en cuenta los recursos humanos y de tiempo. Los presupuestos se refieren a la presentación de los programas de auditoría valorados en unidades financieras, para determinar sus costos y de esta manera planear los ingresos que deben estimarse. Se puede entonces conceptualizar la Planeación de la Auditoría así: La Planeación de la Auditoría es la fase inicial del examen y consiste en determinar de manera anticipada los procedimientos que se van a utilizar, la extensión de las pruebas que se van a aplicar, la oportunidad de las mismas, los diferentes papeles de trabajo en los cuales se resumirán los resultados y los recursos tanto humanos como físicos que se deberán asignar para lograr los objetivos propuestos de la manera más eficiente.  

IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN

De la adecuada Planeación y Supervisión el auditor podrá obtener los resultados satisfactorios que le sirvan de base para sustentar su opinión manifestada en su dictamen. Por esto una de las Normas de Auditoría le obliga a que su trabajo deba ser técnicamente planeado y ejercerse una supervisión apropiada sobre los asistentes si estos participan en el examen, como una garantía de calidad hacia los usuarios. La Planeación de la Auditoría permite establecer la extensión y el alcance de las pruebas a utilizar y la supervisión sobre el recurso humano que le colaborará durante el desarrollo del trabajo, además le permitirá: q Conocer el manejo de la institución sujeta a examen y destacar los problemas que la aquejan. q Conocer sus instalaciones físicas q Adquirir conocimientos del sistema de contabilidad del cliente, de las políticas y los procedimientos de control interno. q Establecer el estado de confianza que se espera tener en el control interno. q Determinar y programar la naturaleza, la oportunidad de los procedimientos de Auditoría que se llevarán a cabo. q Coordinar el trabajo que habrá de efectuarse.

ORGANIZACIÓN

Es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.Elementos del Concepto. Estructura. La organización implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá el grupo social, ya que establece la disposición y la correlación de las funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos. Sistematización. Las actividades y recursos de la empresa, deben de coordinarse racionalmente para facilitar el trabajo y la eficiencia. Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades. En la organización surge la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especialización. Jerárquica. La organización, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa. Simplificación de funciones. Uno de los objetivos básicos de la organización es establecer los métodos más sencillo para realizar el trabajo de la mejor manera posible.Importancia de la Organización.

Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son:

1.Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc), lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización.

2.Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.

3.Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.

4.Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.

5.Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

ORGANIZACIÓN

De acuerdo al concepto de AGUSTIN REYES PONCE:

Integrar, es obtener y articular los elementos materiales y humanos que la organización y la planeación señalan como necesarios para el adecuado funcionamiento de una organización social.

ETAPAS DE LA INTEGRACIÓN:

a) RECLUTAMIENTO: Tiene por objeto hacer de personas totalmente extrañas a la empresa, candidatos a ocupar un puesto en ella, tanto haciéndolos conocidos a la misma, como despertando en ellos el interés necesario

b) SELECCIÓN: Tiene por objeto escoger entre los distintos candidatos aquellos que para cada puesto concretos sean los más aptos.

c) INTRODUCCIÓN: Tiene por fin articular y armonizar el nuevo elemento al grupo social del que formara parte en la forma más rápida y adecuada.

d) DESARROLLO: Busca desenvolver las cualidades innatas que cada persona tiene para obtener su máxima realización posible.Por el reclutamiento se hace de un extraño un candidato, por la selección se toman de los candidatos a los buenos candidatos solamente, por la introducción se hace del buen candidato un empleado y por el desarrollo se hace del empleado o trabajador un buen empleado.